Organizar um evento pode ser uma autêntica dor de cabeça. Quando acha que já organizou tudo aquilo de que precisa, aparece mais alguma coisa para tratar! Basta ver a lista de serviços que tem de contratar apenas para um único evento:
- Definir a lista de convidados e encomendar os convites
- Reservar um local para o evento, de acordo com o número de participantes
- Tratar do serviço de catering, de acordo com o tipo de dieta dos participantes
- Procurar um serviço de decoração, consoante a temática do evento
- Contratar um fotógrafo ou videógrafo para registar o evento
- Animação para festa, como DJ, banda, largada de balões, insufláveis, etc
- Serviços de tradução e interpretação, caso seja uma evento multilingue
- Alojamento e transporte para os oradores convidados, se for um congresso
- Gerir todas as medidas de prevenção da COVID-19 e providenciar testes rápidos no local
E de certeza que, mesmo assim, nos escapou alguma coisa! Num casamento, por exemplo, os noivos ainda têm de escolher a roupa, as alianças, os padrinhos, reservar a igreja (se for um casamento religioso), reunir os documentos para entregar no registo civil… e a lista continua.
Se não pode tirar um mês inteiro de férias para falar com os diversos fornecedores e fazer com que todos estes detalhes encaixem, pode parecer realmente uma tarefa impossível. É aí que entram as empresas de organização de eventos e as empresas de planeamento de festas.
Quando contrata uma destas empresas, passa a ter um único ponto de contacto. Depois, é a empresa que se encarrega de procurar outros profissionais para tudo aquilo que precisa e de negociar os preços. Por exemplo, no caso do catering, pode apresentar-lhe 3 empresas de catering e 3 menus – só tem de fazer a escolha final, porque a pesquisa está concluída.
Portanto, esta é a maneira mais fácil de organizar um evento sem pensar em nada!
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