Um dos convidados não pode comparecer
Mesmo antes da pandemia de COVID-19, um dos imprevistos mais comuns em congressos e seminários era o cancelamento “à última hora” de um dos palestrantes. Se for uma palestra apenas com uma ou duas pessoas, o melhor é ter outro palestrante “suplente” ou alguma apresentação que possa substituir a pessoa que não compareceu. Se for um painel com mais intervenientes, deixe a nota que “infelizmente fulano não pode estar connosco hoje” e continue.
Falta de comida, comida fria, ou comida estragada
Comida a menos, comida que não se manteve quente ou que ficou demasiado tempo exposta ao calor… Todos gostaríamos de acreditar que é seguro comer no coffee break, mas todos conhecemos situações em que alguma coisa correu mal. Uma forma de evitar que isto aconteça é procurar uma empresa de organização de eventos que tenha um fornecedor de catering de confiança e que acomode bem toda a comida.
Soluços tecnológicos
Um projector que avaria, um computador a menos, cabos que não funcionam, a lista é quase infinita. Em quase todos os congressos há alguma espécie de “soluço” tecnológico, embora a probabilidade diminua muito se contratar uma empresa de planeamento ou organização de eventos. De um modo geral, estas empresas têm sempre equipamentos a mais, porque “the show must go on” sem que os convidados se apercebam.
Número de participantes maior do que o esperado
Outro dos imprevistos mais comuns em congressos e seminários é que apareçam mais convidados do que o esperado – o que ganha novos contornos agora com a pandemia de COVID-19. As companhias aéreas e os organizadores de concertos quase sempre estimam que uma determinada percentagem de pessoas não vai comparecer, e por isso acabam por vender mais bilhetes do que os disponíveis (overbooking). No entanto, quando se trata de um seminário, é melhor não arriscar. Peça a todos que façam RSVP e tenha uma noção exacta do número de participantes.
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