O custo da desorganização de um evento. Erros que não podem acontecer

Organizar um evento não é tarefa fácil. Existem falhas que não podem acontecer e para que esteja preparado para tal, falemos de alguns aspetos que deve ter em atenção para não comprometer a experiência.

• A venda de ingressos é o primeiro contacto que tem com o evento. Logo,é importante pensar tanto na venda quanto em situações excepcionais, como no caso de alguém que não puder comparecer e solicitar a devolução. Tenha isso em conta.
• Uma situação comum e que demonstra desorganização é a confusão na hora de entrada.  Como é esperado um fluxo maior de pessoas próximo ao horário de início, é preciso que haja sinalização indicando a formação de uma fila. Tenha seguranças ou pessoas da organização pronta a tratar das indicações. A equipa deve estar preparada para atender as pessoas.
• Tenha o equipamento pronto e testado antes do começo do evento para que não aconteçam casos como o microfone não funcionar. Embora falhas técnicas sejam comuns, o excesso delas demonstra desorganização. Isso sem contar em equipamentos com falhas que possam comprometer a segurança das pessoas.
• Cumprir o que se promete no anúncio é muito importante. Tenha cuidado com tudo o que é anunciado, para evitar que as pessoas se sintam enganadas.Se não tem a certeza de que poderá cumprir algo, é melhor não anunciar e usar como elemento surpresa.
• Os atrasos são naturais em eventos, porém esse atraso não deve passar de alguns minutos, caso contrário, poderá ser mais uma demonstração de desorganização.
• A desorganização em um evento não é sentida apenas nas apresentações, mas também em toda a estrutura como as casas de banho ou a zona de alimentação. Tenha em conta que estas são zonas muito frequentadas e precisam da máxima atenção.

A falta de acessibilidade é um problema grave nos eventos. Tenha atenção às formas de chegar ao recinto, senão, participantes com necessidades especiais poderão ter a experiência prejudicada. Hoje, grande parte dos espaços para eventos já são acessíveis, mas é sempre válido realizar essa verificação antes de fechar o contrato.Estes aspectos são cruciais para que o seu evento funcione na perfeição. Tenha em atenção os mais ínfimos pormenores para que tudo corra como idealizou.

Organizar um evento não é tarefa fácil e por isso lembre-se sempre que a satisfação do cliente é a grande prioridade. Conte com o apoio da empresas de organização de eventos em Lisboa ou no Porto ou empresas de planeamento de festas para garantir que o seu evento corre sobre rodas.

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