Controlo financeiro: qual a importância para o seu evento?

Se alguma vez organizou um evento, sabe como é fácil que as despesas lhe ‘escapem’ das mãos. Normalmente, há demasiados serviços para contratar: reservar um local, a segurança, o catering, a decoração, contratar um fotógrafo e um videógrafo, enviar os convites, enfim… uma lista quase infindável de coisas onde é quase impossível não haver imprevistos nem alterações ao orçamento. 

Por isso, se está a organizar a um evento, é muito importante fazer uma lista de todos os serviços que vai precisar de contratar, atribuir um tecto a cada serviço, colocar tudo numa tabela e manter essa tabela actualizada com as despesas reais. Assim, pode consultar as suas despesas em qualquer altura e manter cada orçamento individual sob controlo para não derrapar no orçamento geral.

Além disso, é recomendável ter um “fundo de maneio” para poder responder a qualquer imprevisto. Geralmente, recomenda-se que este fundo seja 10% do orçamento total – se a sua empresa não tem estes 10% disponíveis, imagine que o seu orçamento real é apenas 90% do que ficou reservado no orçamento anual para esse evento em específico. Em tempos de pandemia, pode até ser saudável reservar um valor um pouco acima.

Outra alternativa é contratar uma empresa de organização de eventos em lisboa ou procurar uma empresa de organização de eventos no porto. Assim, só tem se preocupar com um fornecedor. Consoante o seu orçamento, a empresa procura as melhores soluções e, geralmente, até consegue negociar melhores termos com empresas parceiras (por exemplo, para o catering, fotografia, etc).

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