Cronograma de eventos: aprenda como organizar cronograma de eventos

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Organizar um evento implica coordenar muitos serviços diferentes. Por isso, quem organiza eventos precisa de ser meticuloso! Se é a primeira vez que está a organizar um grande evento, siga as nossas dicas para organizar um cronograma de eventos que vai desde a idealização do projecto até à sua concretização.

Defina o que precisa de fazer e quando

Quando estiver a fazer o cronograma, faça uma lista das tarefas que tem de fazer. Pode fazer esta lista directamente num Excel, para que depois possa atribuir um prazo e um orçamento a cada item. 

1ª fase

Para definir quando fazer o quê, pode dividir o evento em três fases. A primeira fase é o planeamento, quando ainda está a decidir datas, locais e a lista de convidados – além da sua equipa, ainda ninguém sabe que o evento vai acontecer. Deve procurar um local, convidados para discursar e tudo o que precisa para perceber se é viável organizar o evento. 

2ª fase

Na segunda fase, deve incluir tudo o que diz respeito à divulgação do evento (relações públicas, convites, parcerias, entre outros), assim como os serviços que dependem do número de assistentes. Incluímos aqui o catering, os serviços de segurança, contratar assistentes de sala e recepcionistas, a decoração e a distribuição dos convidados. 

3ª fase

A terceira fase são os últimos preparativos antes do evento, como as flores, testar o sistema de imagem e som, preparar kits (se quiser oferecer brindes, materiais sobre o evento, etc),  oferecer formação aos assistentes de sala e tudo o que tenha ficado por fazer na lista.


Precisa de ajuda com a organização do eventos? Use a Fixando para procurar empresas de organização de eventos em Lisboa e no Porto. Além disso, também encontrar orçamentos para eventos que incluem todos os serviços de que precisa, do catering aos convites!

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