O que faz um recepcionista de eventos? Veja como encontrar o melhor

“Não há uma segunda oportunidade para causar uma primeira impressão.” Por isso, se está a preparar um eventos, é muito importante organizar uma boa recepção. Um recepcionista de eventos não precisa só de ser simpática, também tem de prestar informações e dominar várias línguas. 

O que faz um recepcionista de eventos?

Um recepcionista de eventos deve cumprir as seguintes funções: 

  • Receber os participantes ou convidados; 
  • Fazer o “check-in” e entregar as credenciais à imprensa, caso seja necessário;
  • Tirar dúvidas que os convidados possam ter – onde é cada evento, a casa-de-banho, o posto de primeiros socorros e outras informações relevantes; 
  • Resolver imprevistos ou prestar assistência.

Como encontrar um bom recepcionista de eventos?

No entanto, encontrar um profissional capaz de assumir as responsabilidades que mencionámos acima não é fácil. Deixamos aqui algumas dicas para encontrar um bom profissional para a recepção do evento:

  • Procure profissionais que já tenham experiência em eventos do género; 
  • Peça referências a outras empresas com que o profissional já tenha trabalhado;
  • Exclua profissionais que tenham tido problemas (falta de pontualidade, edução ou respeito, atitudes racistas ou xenófobas para com os participantes, etc);
  • Contacte empresas de empresa de organização de eventos no porto ou empresa de organização de eventos em lisboa que já tenham um conjunto de freelancers experientes, competentes e capazes trabalhar no seu evento.

Como ter a certeza que os recepcionistas estão preparados?

Obviamente, por mais competente que o profissional seja, não adivinha os detalhes do seu evento. Por isso, deve preparar uma pequena formação (geralmente de um dia) e materiais de apoio para os potenciais recepcionistas. Explique:

  • o tema e propósito do evento;
  • quais são as atracções principais;
  • apresente a planta do local; 
  • o tipo de público que vão receber; 
  • como fazer o “check-in”, caso seja necessário;
  • como utilizar o software, caso seja necessário. 

Pode também ter uma lista de contactos de referência, caso surja um imprevisto e seja preciso solicitar ajuda.

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