Como reagir se surgir algum imprevisto antes do meu evento?

HIVAN ARVIZU

Saber como lidar com imprevistos é uma habilidade indispensável para que o seu evento decorra sem percalços. Siga as nossas dicas para aprender a lidar com imprevistos antes do seu evento e saber como reagir.

1. Ante todo, mucha calma

Mantenha a calma em qualquer situação! Entrar em pânico não vai ajudar a encontrar nenhuma solução. Respire fundo e tente manter a calma, fale com os restantes organizadores e tentem encontrar uma solução. Se for a única pessoa responsável, lembre-se que manter a calma transmite mais confiança e capacidade de liderança. 

2. Tenha sempre um plano B

Agora, temos que ser honestos: os imprevistos acontecem. Por isso, seria ingénuo organizar um evento sem ter um plano B. Deve ter sempre uma lista de fornecedores suplentes para os serviços essenciais (catering, segurança, fotografia e gravação de vídeo) para garantir que não fica “na mão” se houver um problema ou um imprevisto de última hora.

3. Gestão de risco

Quando estiver a planear um evento, pense sempre nas piores coisas que podem acontecer. Restrições a eventos com muitas pessoas? Palestrantes que podem ficar impedidos de viajar? Um problema técnico que impede os convidados de fazer as apresentações? Deve ter um plano para cada um desses cenários “desastrosos”.  

4. Contrate um seguro

“O seguro morreu de velho e o desconfiado ainda está vivo”, não é assim que se costuma dizer? Portanto, pondere fazer um seguro que cubra o valor dos bilhetes se tiver de cancelar o espectáculo e que cubra danos ao material técnico, por exemplo. Procure o seguro mais adequado para o seu evento e não arrisque!

Não se esqueça que pode contar com a Fixando para encontrar empresas de organização de eventos no Porto e empresas de organização de eventos em Lisboa, assim como em muitas outras zonas do país. Insira o seu código postal e procure empresas de planeamento de festas perto de si! 

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