Workflow para eventos: saiba o que é e como aplicar

Um “workflow” é uma palavra inglesa que significa, literalmente, “fluxo de trabalho”. O “workflow” diz respeito a todas as tarefas que é preciso concluir, informações que é preciso processar, etc, para obter um determinado resultado. 

Pode aplicar um “workflow” a qualquer projecto, incluindo um evento. Estruturar um “workflow” ajuda a que tudo flua com mais eficiência e facilita a organização, especialmente quando há muita gente envolvida.

Como aplicar um workflow ao seu evento?

Comece por criar um fluxograma do “passo a passo” que utiliza para para preparar um evento. Isto vai ajudar a mapear os seu processo actual. Depois, procure possíveis erros ou fases que atrasam o processo. Assim, vai determinar:

  • quais são os passos necessários para organizar o evento
  • que tarefas ocupam mais tempo (e porquê!)
  • tarefas que pode eliminar do fluxo
  • qual é o tempo mínimo e máximo para cada passo 
  • quais pessoas são necessárias para executar cada passo

A seguir, procure ferramentas ou soluções para gerir melhor todos esses processos. Pode precisar de um software para eventos, de contratar um consultor externo, ou de outra solução para planear, organizar ou executar o workflow.

Mas, depois de estruturar o fluxograma e responder a todas estas questões, vai conseguir repetir sempre o mesmo processo para alcançar um resultado semelhante. Se costuma organizar muitos eventos (por exemplo, conferências, workshops, etc). 


A outra alternativa é contratar uma empresa que seja especializada em organização de eventos e que já esteja bem “engrenada”. Procure uma empresa de organização de eventos no Porto ou uma empresa de organização de eventos em Lisboa para tratar do assunto! 

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